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文書テンプレート

議事録

会議の議事録を作成する際に役立つテンプレートです。

Minutes of Planning Meeting

Planning Meeting

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DatesJune 7, 2012Time10:00 a.m.~11:30 a.m.
LocationMeeting Room 2Called byGeorge Shiraishi
Type of meetingSpecialNote-takerKana Matsushita
AttendeesJun Sakata, George Shiraishi, Melanie Stevenson,
Keigo Akashi, Mark Lee, Kana Matsushita
Meeting objectiveDecide the details of the client e-mail newsletter service

Topics
1. Setting target readers

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Time10 min
DiscussionDecide to which age group most clients belong
ConclusionsWomen and men in their 20s to 40s

2. Choosing topics, content

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Time40 min
DiscussionDecide 24 topics and news items to include in each issue
ConclusionsIn each issue, include exclusive interviews with various industry leaders
Action itemsPerson responsibleDeadline
Recruit interview candidatesMelanie Stevenson6-14-2012
Create a sample of e-mail newsletterKeigo Akashi6-28-2012
 

3. Assigning work

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Time20 min
ConclusionsProject leader: Melanie Stevenson    Content writer: Melanie Stevenson, Keigo Akashi, Mark Lee, Kana Matsushita, Brian Morris    Proofreading: Keigo Akashi, George Shiraishi

4. Creating a schedule

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Time20 min
DiscussionCreate the schedule outline
ConclusionsCreate a sample by the next meeting (scheduled on 6-28-2012) and start the service from mid-July
Action itemsPerson responsibleDeadline
Send the schedule by mid-JulyMark Lee6-21-2012
  • Please contact Kana Matsushita if anything needs to be corrected in this agenda.

解説

ico_m_1 Planning Meeting / Called by / Type of meeting / Note-taker
それぞれ「企画会議」「招集者」「会議の種類」「書記」という意味です。議事録ではこのように、会議の概要を最初にまとめて記載します。表のタイトルとして、Planning Meetingのように会議のタイトルを書きます。Type of meetingの欄には、special「特別(会議)」なのかregular「定例(会議)」なのかを記載します。定例会議の場合は、monthly「月例(会議)」やweekly「週例(会議)」のように書くこともあります。
ico_m_2 Attendees / Meeting objective
それぞれ「出席者」「会議の目的」という意味です。出席者はAdvertising Manager「宣伝部長」、Sales Representatives「営業部各位」、Customer Service Staff「カスタマーサービス部スタッフ」のように役職名や部署名を使って表記することもあります。欠席者も記載する場合は、Absentees「欠席者」という欄を作るとよいでしょう。次のように付け加えると、事前承認の有無も併記することができます。
Absentees (if approved in advance)Sachi Kuwata  (Y / N)

(Y=Yes、N=Noという意味で、事前承認がある場合はY、ない場合はNに〇をつけます。)

ico_m_3 Topics / 1. Setting target readers / Time / Discussion / Conclusions
概要の次に、協議内容別に詳細を記載します。ふつう、最初に協議事項(Setting target readers「読者対象の特定」)を書き、話し合いにかかったtime「時間」、discussion「協議(内容)」、conclusions「(協議)結果」を入れます。なお、minはminute(s)の略で「~分」という意味です。
ico_m_4 Action items / Person responsible / Deadline
協議事項によっては、時間や協議内容、結果のほかにaction items「要処置事項(やるべきこと)」、person responsible「(要処置事項の)担当者」、deadline〔due date〕「締切」などの項目を書く必要があります。これらは、次回会議のアジェンダ上で、action items from previous meeting「前回会議の要処置事項」として記載されます。
ico_m_5 Please contact Kana Matsushita if anything needs to be corrected in this agenda.
これは「この議事録に修正が必要な場合はKana Matsushitaまでご連絡ください」という意味です。署名(承認)された議事録は法的記録となり得るため、正確かつ明確な記述が求められます。特に、他社を含めた会議の議事録を作成する場合は、確認・修正が必要な場合もあるので、このような一文を入れておきましょう。

    制作 
    株式会社ウィットハウス

    企業概要
    英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』(成美堂出版刊)、『コメディドラマでENGLISH』(デアゴスティーニ刊)、Asahi Weekly連載記事など。

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