議事録
会議の議事録を作成する際に役立つテンプレートです。
Minutes of Planning Meeting
Planning Meeting
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| Dates | June 7, 2012 | Time | 10:00 a.m.～11:30 a.m. |
|---|---|---|---|
| Location | Meeting Room 2 | Called by | George Shiraishi |
| Type of meeting | Special | Note-taker | Kana Matsushita |
Attendees | Jun Sakata, George Shiraishi, Melanie Stevenson, Keigo Akashi, Mark Lee, Kana Matsushita | ||
| Meeting objective | Decide the details of the client e-mail newsletter service | ||
Topics
1. Setting target readers
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| Time | 10 min |
|---|---|
| Discussion | Decide to which age group most clients belong |
| Conclusions | Women and men in their 20s to 40s |
2. Choosing topics, content
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| Time | 40 min | ||
|---|---|---|---|
| Discussion | Decide 24 topics and news items to include in each issue | ||
| Conclusions | In each issue, include exclusive interviews with various industry leaders | ||
Action items | Person responsible | Deadline | |
| Recruit interview candidates | Melanie Stevenson | 6-14-2012 | |
| Create a sample of e-mail newsletter | Keigo Akashi | 6-28-2012 | |
3. Assigning work
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| Time | 20 min |
|---|---|
| Conclusions | Project leader: Melanie Stevenson Content writer: Melanie Stevenson, Keigo Akashi, Mark Lee, Kana Matsushita, Brian Morris Proofreading: Keigo Akashi, George Shiraishi |
4. Creating a schedule
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| Time | 20 min | ||
|---|---|---|---|
| Discussion | Create the schedule outline | ||
| Conclusions | Create a sample by the next meeting (scheduled on 6-28-2012) and start the service from mid-July | ||
| Action items | Person responsible | Deadline | |
| Send the schedule by mid-July | Mark Lee | 6-21-2012 | |
- Please contact Kana Matsushita if anything needs to be corrected in this agenda.
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解説
Planning Meeting / Called by / Type of meeting / Note-taker- それぞれ「企画会議」「招集者」「会議の種類」「書記」という意味です。議事録ではこのように、会議の概要を最初にまとめて記載します。表のタイトルとして、Planning Meetingのように会議のタイトルを書きます。Type of meetingの欄には、special「特別（会議）」なのかregular「定例（会議）」なのかを記載します。定例会議の場合は、monthly「月例（会議）」やweekly「週例（会議）」のように書くこともあります。
Attendees / Meeting objective- それぞれ「出席者」「会議の目的」という意味です。出席者はAdvertising Manager「宣伝部長」、Sales Representatives「営業部各位」、Customer Service Staff「カスタマーサービス部スタッフ」のように役職名や部署名を使って表記することもあります。欠席者も記載する場合は、Absentees「欠席者」という欄を作るとよいでしょう。次のように付け加えると、事前承認の有無も併記することができます。
| Absentees (if approved in advance) | Sachi Kuwata (Y / N) |
|---|
（Y=Yes、N=Noという意味で、事前承認がある場合はY、ない場合はNに〇をつけます。）
Topics / 1. Setting target readers / Time / Discussion / Conclusions- 概要の次に、協議内容別に詳細を記載します。ふつう、最初に協議事項（Setting target readers「読者対象の特定」）を書き、話し合いにかかったtime「時間」、discussion「協議（内容）」、conclusions「（協議）結果」を入れます。なお、minはminute(s)の略で「～分」という意味です。
Action items / Person responsible / Deadline- 協議事項によっては、時間や協議内容、結果のほかにaction items「要処置事項（やるべきこと）」、person responsible「（要処置事項の）担当者」、deadline〔due date〕「締切」などの項目を書く必要があります。これらは、次回会議のアジェンダ上で、action items from previous meeting「前回会議の要処置事項」として記載されます。
Please contact Kana Matsushita if anything needs to be corrected in this agenda.- これは「この議事録に修正が必要な場合はKana Matsushitaまでご連絡ください」という意味です。署名（承認）された議事録は法的記録となり得るため、正確かつ明確な記述が求められます。特に、他社を含めた会議の議事録を作成する場合は、確認・修正が必要な場合もあるので、このような一文を入れておきましょう。
制作
株式会社ウィットハウス
企業概要
英語教材専門の編集プロダクション。1990年設立。ビジネス英語、一般英会話から、大学用英語テキスト、中高生用学習教材、幼児・小学生英語まで、幅広く原稿執筆、編集制作、DTPならびにCD、DVD制作を行う。最近の制作物には『旅コトバ帳シリーズ』（成美堂出版刊）、『コメディドラマでENGLISH』（デアゴスティーニ刊）、Asahi Weekly連載記事など。
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